内装工事のために、先週やった書類の箱詰めは、本当に大変でした。今になって、全身の痛みが出てきています。
書棚は4つ
箱のほとんどは紙の書類
ダンボール箱は44個、その3分の2は書類でした。
主に保存書類で、お客様関連の仕事が一番多かったです。
・決算書
・決算時の資料、メモ
・給与台帳
・源泉徴収簿 など
基本的にデータでも残しているのですが、事務所内に過去3年分を紙でも保存して、それ以前のものは処分しています。
10年ほど前に、すべて事務所内に紙保存していたのを、過去のものはスキャンして、今のやり方に変えました。
昨年からは、決算書などを印刷する際に、お客様用と事務所用を印刷して2部作成し、PDFも保存しています。
事務所自身の書類もたくさんありました。お客様と同様の決算書類のほか、経理書類、契約関係書類、取扱説明書、書籍などです。
保存場所がわからなくなってきた
デジタル上の保存場所は、Dropbox内にフォルダを作って、お客様ごと、内容ごとに整理してあります。
最近は、メールなどで資料をいただくことが多いので、その都度ダウンロードして保存しています。
ただ、資料を紙でいただいたときに、PDF化しないままファイルボックスに収納したりしている分もあるので、いざというときに、どこに保存したか思い出せないことが多くなってきました。
以前は、保存場所をよく記憶できていたのですが、最近は記憶力が衰え、「その書類はもらった気がするけど、いつ、どこに置いたのか全く思い出せない！」という事故がよく起こります。
紙をなくす方法
今回の工事で、10年ぶりに見直す機会が来たと感じました。
まずは、今すぐにできそうなこと
・FAXを印刷せずにDropboxに保存（FAXでいただく資料がまだあります）
・カレンダーのスケジュールに必要な資料を添付しておく
・お客さまに、できるだけ資料をデータでいただくようにお願いする
今後の検討課題
・紙でいただく資料をどのように扱うか
・紙保存している決算書をデータのみにするか
・取扱説明書などの保存方法
少しずつ改善して、事務所の大きな書棚を減らして、スペースを広げていけたらと思います。
◼️編集後記
昨日、事務所の玄関に、新しくシューズボックスを置きました。カウンターにもなって、とても便利になりそうです。
（記事担当:江原）
